База данных электронных документов

Программа «База данных электронных документов» (далее по тексту программа) предназначена для регистрации, централизованного хранения в единой базе данных и обеспечения разграничительного доступа пользователей к личным каталогам электронных документов. Личный каталог электронных документов пользователя представляет собой виртуальную иерархическую структуру (дерево папок и файлов), построенную по принципу проводника в ОС Windows, но с более удобным и функциональным пользовательским интерфейсом, в отсутствии привязки к физическим устройствам (магнитным дискам и т.д.) файловой системы рабочей станции или сервера. Программа может применяться на предприятиях и организациях имеющих локальные и (или) территориально распределенные вычислительные сети, для автоматизации процессов связанных с электронным делопроизводством и документооборотом, в целях повышения надежности при организации хранения электронных документов и информационной безопасности при доступе к ним, являться основой для формирования единого информационного пространства предприятия. Главное назначение программы заключается в переходе с хранения документов в файловой системе локальных рабочих станций или файлового сервера на централизованное хранение документов в таблице базы данных в виде упорядоченных записей.

В соответствии с назначением, программа обеспечивает решение следующих функциональных задач:

• создание и представление личного проводника (хранилища) электронных документов, посредством предоставления интерфейсов по созданию виртуальных папок (каталогов) и загрузки в них документов всех форматов MS Office, включая презентации, а также текстовые, графические, мультимедийные, VMRL, PDF, DBF файлы, в перспективе – Open Office, из файловой системы рабочей станции в массовом или избирательном порядке;
• отображение содержания выбранного в проводнике документа в окне обозревателя программы с возможностью его печати и внутри текстового поиска;
• обеспечение поиска документов в личном хранилище по наименованию, имени исходного файла, текстовому содержанию и др. критериям;
• коррекция содержания выбранного в проводнике документа, путем автоматического запуска соответствующего внешнего приложения с последующим индексированием нового текстового содержания документа в базе данных.